LOOSE LIPS SHINK SHIPS
Pada waktu Perang Dunia II, kekuatan tentara sekutu terpusat di Inggris untuk menghentikan invasi Jerman. Dengan pemusatan kekuatan tersebut berarti Inggris menjadi tempat berkumpulnya para petinggi militer dari pihak Sekutu, yang sekaligus juga mengundang berkumpulnya mata-mata dari pihak lawan. Dalam kondisi seperti ini lahirlah pepatah di atas, karena tidak mustahil bahwa para petinggi militer tersebut akan sesumbar bicara 'rahasia kecil' pada waktu berada di bar dalam keadaan mabuk atau pada waktu pertemuan dengan 'teman khusus'-nya, dimana ternyata 'rahasia kecil' tadi dapat dipergunakan pihak lawan untuk menenggelamkan kapal sekutu. Di dunia usaha, kondisi yang sama berlaku. Strategi perusahaan sama berharganya dengan strategi pertempuran, dan merupakan tantangan tersendiri untuk menjaga informasi agar tidak hilang.
RECORDS MANAGEMENT DI ERA INDUSTRI
Setiap perusahaan pasti memilki data-informasi dengan berbagai tingkat kerahasiaan, mulai dari dokumen yang bersifat umum sampai yang bersifat sangat rahasia, misalnya data financial, price lists, product designs, blueprints, strategic plans, legal documents, personnel files dan data lainnya yang berharga secara ekonomis. Sudah sewajarnya bila intellectual property tersebut dijaga dari pihak-pihak yang tidak bertanggung jawab, baik dari dalam maupun luar perusahaan.
Pada masa sebelum Teknologi Informasi berkembang, pekerjaan menjaga kerahasiaan informasi ini jauh lebih "mudah”. Sebagai contoh di beberapa perusahaan besar dokumen-dokumen diklasisifikasikan pada beberapa tingkat kerahasiaan seperti: "Unclassified," "Internal Use only", "Confidential Information", "Restricted Confidential", dst. Pencantuman klasifikasikasi ini akan diikuti dengan prosedur siapa yang berhak menggunakannya, bagaimana penyimpanannya, bagaimana cara pengrimannya, dan sebagainya. Berikut sanksi apa yang terkait dengan pelanggaran prosedur tersebut. Setiap karyawan terikat oleh peraturan mengenai kerahasiaan dokumen. Paradigma perusahaan dalam hal ini adalah seperti yang dikatakan oleh Robert Smallwood di majalah KM World: "Everyone now knows that even authorized users can go bad and misuse internal documents, or leave the organization and take them with them..."
Pada masa lalu untuk mengetahui terjadinya pelanggaran juga lebih "mudah", karena lebih bersifat kasat mata dan administratif. Contohnya, bilamana ditemukan dokumen berlabel "Internal Use only" di tangan orang luar, atau diketemukannya dokumen "Confidential Information" tergeletak tak terjaga di atas meja karyawan, atau cara pengiriman dokumen "Restricted Confidential" yang tidak mengikuti standar prosedur yang ada. Semua pelanggaran tersebut 'mudah' diketahui.
TANTANGAN DI ERA "WIKILEAKS"
Pertanyaannya, bagaimana sikap kehati-hatian ini dijaga terutama bilamana dikaitkan dengan era pengetahuan dimana karakteristik dari era ini adalah bahwa perusahaan membuka kesempatan bagi karyawannya, bahkan pelanggannya, untuk secara terbuka dan transparan belajar dan berbagi pengetahuan. Di samping itu Teknologi Informasi juga telah dipergunakan sedemikian majunya sebagai tools untuk menyimpan dan mengakses data.
Tantangan pada era ini adalah bahwa dokumen-dokumen tersebut tidak lagi kasat mata, sebagian besar sudah berupa softcopy - electronic documents yang tersimpan di database komputer perusahaan. Seseorang bisa mengunduhnya dan membawanya pergi tanpa jejak. Corporate espionage menjadi lebih canggih lagi dalam hal penggunaan Teknologi Informasi, para peretas (hackers) berkeliaran mencoba membobol masuk dan merusak data kita. Contoh kebocoran yang banyak kita dengar adalah kasus WikiLeaks. Contoh lainnya diutarakan dalam sebuah artikel bahwa di tahun 2009, seorang mantan product engineer Ford mencuri lebih dari 4000 dokumen berisi rahasia dagang dari komputer perusahaannya dan menjualnya ke sebuah pabrik mobil di China. Untuk itu diperkirakan Ford mengalami kerugian sebesar 50 sampai 100 juta dolar. Selanjutnya, pada tahun 2010, seorang engineer General Motors bersama suaminya bersekongkol untuk mencuri rahasia mengenai teknologi hybrid engine dan menjualnya ke kompetitor perusahaan di luar negeri.
Dengan demikian jawaban untuk pertanyaan diatas, dalam hal Records management untuk menjaga kerahasiaan perusahaan tetap sama, perusahaan dapat lebih terbuka dalam berbagi informasi, membuat portal yang lebih lengkap, namun rahasia perusahaan harus tetap terjaga. Dan lebih dari itu perusahaan di era ini harus lebih mutakhir lagi dalam hal penguasaan Teknologi Informasi, khususnya dalam hal information security.
Amman N Wahju
Senior Knowledge Management Consultant
Dunamis Consulting
Ditulis untuk DunamisNewsletter edisi September 2011
Tidak ada komentar:
Posting Komentar